Navaswara.com – Perubahan cara kerja di perusahaan teknologi pendidikan makin terasa dalam urusan yang dulu dianggap administratif. Di jaringan yang tersebar di ratusan kota, proses ini kini dituntut serba cepat agar tidak menghambat ritme operasional.
Ruangguru sejak 2022 beralih sepenuhnya ke penandatanganan dokumen digital melalui kolaborasi dengan Privy. Langkah ini diumumkan lebih luas pada Februari 2026 sebagai bagian dari pembaruan sistem kerja internal yang sebelumnya masih mengandalkan dokumen fisik.
Volume kontrak yang tinggi serta koordinasi lintas wilayah membuat proses manual memakan waktu hingga berminggu-minggu. Dokumen harus dicetak lalu dikirim dan ditandatangani secara fisik sebelum kembali ke kantor pusat untuk diproses.
Senior Vice President Human Capital and Corporate Affairs Ruangguru, Kartika Akbaria, menyebut perubahan ini lahir dari kebutuhan operasional yang nyata. “Dengan volume kontrak yang tinggi dan kebutuhan koordinasi karyawan serta mitra di seluruh Indonesia, proses konvensional memerlukan waktu panjang,” ujarnya.
Kini, penandatanganan dilakukan menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi sehingga proses onboarding karyawan maupun mitra bisa selesai dalam hitungan menit. Kartika menambahkan, “Dengan menggandeng Privy, 100% penandatanganan dokumen dan kontrak mitra dilakukan secara digital sehingga jauh lebih efisien dan tetap sah secara hukum.”
Efisiensi administratif memberi ruang bagi tim untuk fokus pada pengembangan layanan belajar. Skala bisnis yang melibatkan puluhan ribu mitra pengajar membuat percepatan kontrak menjadi faktor penting dalam menjaga konsistensi layanan di berbagai daerah.
Dari sisi penyedia teknologi, Privy yang berinduk pada Kementerian Komunikasi dan Digital Republik Indonesia menyebut sektor pendidikan semakin membutuhkan kepastian identitas digital. Vice President Marketing Privy, Ratu Rima Novia Rahma, mengatakan, “Digitalisasi bukan hanya soal efisiensi, tetapi juga kepercayaan. Di balik setiap proses administrasi digital, perusahaan membutuhkan jaminan bahwa identitas pengguna terverifikasi dan dokumen dikelola secara aman.”
Privy saat ini mengklaim telah digunakan lebih dari 71 juta individu dan 200.000 organisasi di Indonesia. Perusahaan tersebut juga menyediakan perlindungan Certificate Warranty hingga Rp1 miliar untuk sertifikat elektronik yang diterbitkan sebagai pengamanan tambahan dalam ekosistem transaksi digital.
Perubahan ini memperlihatkan bagaimana urusan administratif ikut menentukan kecepatan inovasi di industri pendidikan berbasis teknologi. Ketika kontrak dapat diteken tanpa menunggu kiriman dokumen fisik, jarak geografis tak lagi menjadi penghalang bagi kolaborasi.